HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ
KURUMSAL KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
Doküman Bilgileri
Doküman Adı: Kişisel Verilerin Korunması Politikası
Doküman İlgisi: Kişisel Verilerin Korunması Politikasının amacı, HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ tarafından kişisel verilerin korunmasına yönelik süreçlerin planlanması ve bu konuya ilişkin uygulanacak esasların belirlenmesidir.
Yayınlanma Tarihi: 29.06.2021
Revizyon Tarihi: 21.11.2022
Versiyon No: 1
Referans / Gerekçe: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuat
Onay Merci: HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ Yönetim Kurulu
HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ
KURUMSAL KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
1. AMAÇ
Her bireyin kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı Anayasa’dan doğan kutsal bir haktır. HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ olarak bu hakkın gereklerini yerine getirmeyi en değerli görevlerimizden biri olarak kabul ediyoruz. Bu nedenle kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak işlenmesine ve korunmasına önem veriyoruz.
Kurumsal Kişisel Verilerin Korunması Politikası da kişisel verilerin korunmasına verdiğimiz önemin bir sonucu olarak kişisel verileri işlerken ve korurken temel aldığımız ilkeleri ve uyguladığımız prosedürleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
2. KAPSAM
Politika HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ’nin yönettiği bütün kişisel veriler verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi kapsamaktadır.
Politika HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ’nin ortaklarının, yetkililerinin, müşterilerinin, çalışanlarının, tedarikçi yetkililerinin ve çalışanlarının, ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ Politika’yı mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun kararlarına uyum ve kişisel verilerin daha iyi korunması amaçlarıyla değiştirebilir.
3. TANIMLAR
Alıcı Grubu
Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
İlgili Kişi
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun/KVKK
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Veri Envanteri
Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul
Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
Kurum
Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha
Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika
Kişisel Verilerin Korunması Politikası
Veri İşleyen
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumlusu
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
Komisyon
Huber Group Matbaa Malzemeleri Üretim Ve Pazarlama Limited Şirketi tarafından Politika’yı ve ilgili diğer prosedürleri yönetmek ve Politika’nın yürürlüğünü sağlamak amacıyla kurulan Kişisel Verileri Koruma Komisyonu.
4. GENEL İLKELER
HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ her yeni kişisel veri işlemeyi gerektiren iş akışının hazırlık aşamasında işlenecek verilerin aşağıdaki ilkelere uygunluğunu denetler. Uygun bulunmayan iş akışları hayata geçirilmez.
HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ kişisel verileri işlerken;
(I) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyar.
(II) Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olduğundan emin olur.
(III) İşleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına dikkat eder.
(IV) İşlenen verinin işlenme amacıyla bağlantılı olduğunu, işlenilmesi gerektiği kadarıyla sınırlı işlendiğini ve ölçülü olduğunu kontrol eder.
(V) Verileri ancak ilgili mevzuatta öngörörülen veya işlenme amacı için gerekli olduğu kadar muhafaza eder, işlenme amacı ortadan kalktığında imha eder.
5. GÖREV ve SORUMLULUKLAR
Huber Group Matbaa Malzemeleri Üretim Ve Pazarlama Limited Şirketi bünyesinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin işbu Politika’yı ve ilgili diğer prosedürleri yönetmek ve Politika’nın yürürlüğünü sağlamak amacıyla Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu kurulmuştur. Komisyon’u Genel Müdür, Mali İşler Ve İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı ( İzmir Mali İşler Yönetici, İnsan Kaynakları Uzmanı, Finans Yöneticisi, Muhasebe Uzmanı), Tedarik Zinciri Müdürlüğü ( İdari İşler ve Satın Alma Yöneticisi, Satın Alma ve İdari İşler Uzmanı,) Satış Pazarlama Müdürlüğü, İzmir Satış ve Üretim Direktörlüğü oluşturmaktadır. Huber Group Matbaa Malzemeleri Üretim Ve Pazarlama Limited Şirketi bunun yanı sıra gerektiğinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uyum sağlamak amacıyla KVKK danışmanlığı desteği de almaktadır. Komisyon gerek görmesi halinde toplantılarına KVKK danışmanını çağırabilir.
Komisyon’un görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
- Olağan olarak 6 ayda bir toplanır. Şartların gerektirmesi halinde olağanüstü toplanılabilir (örneğin olası bir veri ihlali durumunda).
- Politika’da değiştirilmesi/geliştirilmesi gereken hususları tartışır.
- Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve korunması adına yerine getirilebilecek hususları tespit eder.
- Komisyon, şirket içi ve iş ortakları nezdinde KVKK farkındalığını artırmak için atılabilecek adımları belirler.
- Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması hususunda karşılaşılabilecek riskleri tespit eder, gerekli idari ve teknik tedbirleri alır.
- Kurum ile irtibatı sağlar ve ilişkileri yönetir.
- İlgili Kişi’den gelen talepleri değerlendirir.
- Periyodik imha süreçlerini takip eder.
- Veri Envanteri’ni günceller.
- Yukarıda sayılan hususlara ilişkin görevlendirmeleri yapar.
6. İLGİLİ KİŞİNİN KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLARI
İlgili kişi, HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ’ne başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilir:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
- Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7. İHLAL BİLDİRİMLERİ
HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ çalışanları, KVKK hükümlerini ve/veya Politika’yı ihlal ettiğini düşündüğü iş, eylem veya olguyu Komisyon’a raporlar. Komite bu ihlal bildirimi akabinde gerekli görmesi halinde toplanır ve ihlale ilişkin bir eylem planı oluşturur.
İhlal, kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafa elde edilmesi yoluyla gerçekleşmişse, Komisyon, Kurul’un 24.01.2019 tarih ve 2019/10 sayılı kararı kapsamında bu durumu 72 saat içerisinde ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
8. DEĞİŞİKLİKLER
Politika üzerindeki değişiklikler Komisyon tarafından hazırlanır ve HUBER GROUP MATBAA MALZEMELERİ ÜRETİM VE PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ Müdürler Kurulu’nun onayına sunulur. Güncellenen Politika çalışanlara e-posta yolu ile gönderilebilir veya internet sitesi üzerinde yayınlanır.
9. YÜRÜRLÜK TARİHİ
Politika’nın birinci versiyonu 29.06.2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir. İkinci versiyonu ise 21.11.2022 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir.